Une liste encadrée par la loi

L’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 et le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 encadrent les pièces justificatives exigibles. Le propriétaire peut demander des copies et vérifier les originaux, mais il ne peut pas ajouter librement des documents à cette liste. Cette règle concerne les locations vides ou meublées utilisées comme résidence principale.

1. La pièce d’identité du candidat

Le propriétaire peut demander une seule pièce d’identité en cours de validité comportant une photographie. Selon la situation, il peut s’agir notamment d’une carte nationale d’identité, d’un passeport, d’un permis de conduire ou d’un document justifiant le droit au séjour en France.

  • Carte nationale d’identité française ou étrangère.
  • Passeport français ou étranger.
  • Permis de conduire français ou étranger.
  • Carte de séjour temporaire, carte de résident ou autre document autorisé justifiant le droit au séjour.

La copie peut être protégée par un filigrane précisant l’usage du document. Le propriétaire peut demander à voir l’original, mais le candidat doit conserver ses documents originaux.

2. Un seul justificatif de domicile

Pour le candidat locataire, un seul justificatif de domicile peut être exigé parmi les documents prévus. Le choix dépend de la situation actuelle.

3. Les justificatifs de situation professionnelle ou étudiante

Le propriétaire peut demander un ou plusieurs justificatifs adaptés à l’activité du candidat. Il n’est pas nécessaire de fournir des documents correspondant à un statut que vous n’avez pas.

4. Les justificatifs de ressources

Le propriétaire peut demander un ou plusieurs justificatifs de ressources prévus par le décret. L’objectif est de vérifier les revenus réellement disponibles et leur régularité, sans accéder à l’ensemble de la vie bancaire du candidat.

  • Dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition.
  • Trois dernières fiches de paie.
  • Deux derniers bilans ou attestation de ressources établie par un comptable pour un professionnel non salarié.
  • Justificatifs d’indemnités, retraites, pensions, prestations sociales, prestations familiales ou allocations perçues durant les trois derniers mois, ou justificatif d’ouverture des droits.
  • Titre de propriété ou dernier avis de taxe foncière.
  • Justificatifs de revenus fonciers, rentes viagères ou revenus de capitaux mobiliers.
  • Simulation ou attestation d’aide au logement de la CAF ou de la MSA.
  • Justificatif de versement des indemnités de stage.
  • Avis d’attribution de bourse pour un étudiant boursier.

Lorsque les revenus ont été perçus ou imposés à l’étranger, un document équivalent peut être présenté. Les pièces doivent être rédigées ou traduites en français et les montants convertis en euros.

5. Les documents du garant ou de la caution

Si un garant physique se porte caution, le propriétaire peut demander des justificatifs concernant son identité, son domicile, sa situation professionnelle et ses ressources. La liste n’est pas exactement identique à celle du candidat : par exemple, le justificatif de domicile d’une caution physique peut être une dernière quittance de loyer, une facture d’énergie de moins de trois mois, une attestation d’assurance logement ou un avis de taxe foncière.

Lorsque la garantie est fournie par Action Logement, le justificatif attendu est le visa Visale transmis par le candidat. Le bailleur doit ensuite valider le contrat de cautionnement dans son espace Visale avant la signature du bail.

Les documents qu’un propriétaire ne peut pas exiger

Certains documents sont particulièrement intrusifs et ne figurent pas dans la liste réglementaire. La CNIL cite notamment les exemples suivants :

La demande d’un justificatif non autorisé peut exposer le propriétaire ou l’agence à une amende pouvant atteindre 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale.

Le propriétaire peut-il demander le dossier avant la visite ?

La CNIL distingue la phase de recherche et le dépôt effectif d’une candidature. Avant la visite, seules les informations nécessaires à la prise de contact sont réellement utiles : identité, coordonnées et critères de recherche. Il est déconseillé de conditionner une simple visite à l’envoi de documents financiers sensibles.

Après la visite, le candidat intéressé peut déposer son dossier complet. Cette chronologie limite les risques d’escroquerie et d’usurpation d’identité. Dans un marché où les demandes sont nombreuses, le candidat peut préparer ses documents à l’avance, sans les transmettre à un interlocuteur qui n’a pas été vérifié.

Aucune somme avant la signature du bail

Comment transmettre les documents en sécurité ?

  • Vérifiez le nom, les coordonnées et la qualité de votre interlocuteur.
  • Visitez le logement ou vérifiez sérieusement son existence avant d’envoyer les pièces sensibles.
  • Ajoutez un filigrane personnalisé précisant la finalité et la date.
  • Utilisez un fichier PDF structuré ou un lien DossierFacile contrôlable et révocable.
  • Évitez les documents accessibles publiquement sans mot de passe ni expiration.
  • Conservez la liste des destinataires auxquels le dossier a été transmis.

Application à une location à Saint-Avold

Checklist légale du candidat locataire

  • Une pièce d’identité autorisée et en cours de validité.
  • Un seul justificatif de domicile adapté à ma situation.
  • Un ou plusieurs justificatifs de situation professionnelle ou étudiante.
  • Un ou plusieurs justificatifs de ressources autorisés.
  • Le dossier de la caution ou le visa Visale, si une garantie est demandée.
  • Aucun relevé bancaire, document médical ou document familial intrusif.
  • Des copies lisibles, éventuellement filigranées, et des originaux disponibles pour contrôle.

Questions fréquentes

Le propriétaire peut-il demander un RIB ?

Le RIB ne figure pas dans la liste des justificatifs permettant d’étudier une candidature. Il peut éventuellement être communiqué après acceptation, si les parties en ont besoin pour le mode de paiement, mais il ne doit pas être exigé comme preuve de solvabilité.

Peut-il demander les trois derniers relevés bancaires ?

Non. Les relevés de compte bancaire font partie des documents que le propriétaire ne peut pas exiger pour constituer le dossier de location.

Les trois dernières fiches de paie sont-elles autorisées ?

Oui. Elles font partie des justificatifs de ressources autorisés. Un candidat qui ne perçoit pas de salaire doit présenter les documents adaptés à sa situation.

L’avis d’imposition est-il obligatoire dans tous les cas ?

Le propriétaire peut le demander parmi les justificatifs de ressources autorisés. Le dernier ou l’avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition peut être utilisé selon la situation.

Une carte étudiante suffit-elle ?

Elle justifie le statut étudiant, mais elle ne renseigne pas sur les ressources ni sur la garantie. Le dossier comprend généralement aussi les autres rubriques utiles.

Le propriétaire peut-il conserver une copie de la pièce d’identité ?

Une copie peut être remise dans le cadre du dossier. Le traitement et la conservation des données doivent toutefois être proportionnés, sécurisés et limités à la finalité de gestion locative.

Que faire si un document interdit est demandé ?

Vous pouvez rappeler la liste réglementaire et proposer un justificatif autorisé équivalent. En cas de difficulté, l’ADIL, la CNIL ou les services compétents peuvent vous informer.

Le propriétaire peut-il choisir le candidat ayant les revenus les plus élevés ?

Il peut apprécier la solvabilité à partir de critères objectifs. Il ne peut cependant pas fonder sa décision sur un motif discriminatoire, comme l’origine, l’âge, la situation familiale, l’état de santé ou le handicap.